مدیران فروش معمولا در شرایط سخت متوسل به برگزاری جلسات حضوری تیم فروش می شوند . مدیران از این روش به عنوان راهی برای حفظ درآمد مداوم و زیر نظر داشتن تیم فروش استفاده می کنند. این رویکرد به ندرت پیش می آید که نتیجه مثبتی داشته باشد. در مسائل امنیتی معمولا مدیرانی دست به این کار می زنند که شناخت خوبی از تیم و کانال فروش خود ندارند.
روال جلسات هفتگی
معمولا خواستن تیم فروش بعنوان راهی برای مطلع کردن مدیر از جریان کاری شناخته می شود. همچنین از این طریق تیم نیز می تواند درباره فعالیت های کلی توجیه شوند.
جلسات هفتگی تیم کاری یا برقراری تماس با آنها معمولا زمانی کاربرد دارند که میزان فروش از آنچه که باید باشد نزول کرده باشد. همچنین زمانی که اعتماد به نفس تیم کاهش یافته و یا مدیر شناخت خوبی از کانال فروش نداشته باشد جلسات ملاقات می تواند کارساز باشد.
چرا اینکار نتیجه ندارد؟!
معمولا نیروهای فروش زمانی در کارشان کارایی دارند که با مشتریان ملاقات کرده و یا صحبت کنند. حال فرض کنید باید مدام درگیر جلسات هفتگی باشند که حداقل یک ساعت از وقتشان را می گیرد . این زمان می توانست توسط این نیروها به تولید درآمد بینجامد.
البته شاید در یک صورت کمی موثر باشد. آنهم وقتی است که مطالبی در جلسه به اشتراک گذاشته شود که برای تمام تیم مفید باشد. در غیر اینصورت تمام وقت نیروها هدر رفته است و نتیجه آن ایجاد تیمی نا امید و بی علاقه خواهد بود.
درواقع فروشندگان خوب خودشان از سهم و ارتباط خود با فروش مطلعند. خوب میدانند که چه باید کنند و جلسات هفتگی نمی تواند باعث حل مسائلی از این دست شود.
چه موقعی باید جلسات هفتگی برنامه ریزی شده داشت؟
معمولا جلسات حضوری باید تقریبا همزمان با چرخه فروش مصادف شود. اگر شما واقعا از تیم خودتان انتظار دارید(پیش بینی می کنید) که در یک هفته یک پیگیری را با بستن قطعی قرارداد خاتمه دهند، آنگاه شاید جلسات هفتگی معنا پیدا کنند.
اگر زمان پیگیری تا ثبت قرارداد یک هفته یا یک ماه تخمین زده می شود، که معمولا هم در پروژه های امنیتی همینطور است؛ جلسات هفتگی می تواند برای یافتن راهکارهای مفید در به نتیجه رساندن قرارداد مفید باشند. تلاش به دست و پا کردن نتیجه ای خاص در جلسات حضوری هفته های مانده تا موعد یا بوجود آوردن موضوعی برای بحث در هفته های پیش رو بدون انتقال اطلاعات مفید کاری بیهوده است.
یک مدیر فروش خوب باید هر هفته با هر یک از اعضای فروش یک تماس اختصاصی داشته باشد. اینکار برای بدست آوردن شانس معامله خاص یا تغییر پیش بینی مرتبط با یک شخص باید صورت بگیرد و نیازی به درگیری کل تیم ندارد.
جلسات گروهی باید معمولا ماهیانه صورت بگیرد و دستور جلسه ای از قبل تعیین شده نیز داشته باشد. بستن هر نوع قراردادی برای هر نیروی فروشی الزامی نیست اما باید هر موفقیت کلیدی از یک نیروی فروش را که میتواند به موفقیت بقیه،تغییر استراتژی ویا رویکردی مفید برای کل گروه بینجامد، برجسته و تحسین کنید.
بدون ملاقات و جلسات حضوری هفتگی، در جریان امور تیم باشید
هر تیم فروش باید از یک ابزار CRM از هرشکل مورد نیازش استفاده کند. استفاده مناسب از یک CRM به تیم فروش کمک می کند تا علاوه بر مطلع کردن همدیگر از قراردادهای نهایی یا موازی، نیاز به جلسات حضوری بررسی را برطرف نماید.
اکثر CRM ها امکان ایجاد داشبوردها و هشدارهای نوع خاصی از فعالیت ها(قرارداد منعقد شده،فرصت های جدید ایجاد شده و ..) را دارند.
در تیم های فروش کوچک در استارت آپها که فعالیت زیادی نیز ندارند، صفحه اشتراکی Google Doc می تواند بعنوان CRM موقت در نظر گرفته شود و از آن برای پیگیری معاملات کلیدی یا مشاهده پیشرفت یا فعالیتهای هفتگی استفاده شود.